事務屋さんの基本の１つにファイリングがあると思います。
これができない人が少なくない
と思うのは私の周りのレベルが低いだけ？

分類して並べて綴じて・・・

がファイリングだと思っているのですが。

分類するにはそれなりの能力も必要なこともあります。
でも「綴じる」これが下手な人が多い。
下手というかズサンなのね。

書類の縦横がきれいに揃っていない
折り目が曲がっている
向きが揃っていない
パンチ穴が同じ位置にあいていない
などなど。

そういうの気持ち悪い！
って思う私は神経質すぎるのか？
でも、これがきちんとできていないと
いくら分類整理されていても使い勝手が悪くなります。
効率が悪くなります。

そこで私の自己流ファイル。

１．書類の縦横をきっちり揃える。
２．大きさの異なる用紙は同じ大きさになるように折りたたむ。
３．折りたたむ時は折りたたんだままでも何の書類かわかりやすいように折る。
４．折る回数はできるだけ少なくし、書類の嵩(カサ)を減らす。
５．縦長横長が混在する時は書類の向きに規則を持たせる。
６．パンチ穴は正確に極力同じ場所に開ける。
　　＊ パンチに書類を置く方向を統一すると同じ場所にあけやすい。
　　　  書類の裏からあけたり表からあけたりすると穴がずれることがある。
７．見出し(貼るインデックス)は規則正しく貼る。

分類とは関係ないところばかりですが、
これだけで「美しい」ファイルができると思います。

ほんの一手間、揃えたり向きに気をつけるだけです。
これができない人、やらない人が多い。
そのせいで後々仕事の量が増えるのに。

何故、「美しい」ファイルが大切だと思うか。
それは出来上がったファイルを使いやすくする為です。
書類の大きさが揃っていれば探しやすくなります。
パンチ穴の位置が揃っていれば
ファイルから書類を外したあと、戻す時に楽です。
書類を揃えて持った時に穴の位置が揃いますから
いっぺんに戻せます。
穴が揃っていないと書類１つずつ穴に通さないとならないでしょ。

仕事の効率化良くなり仕事が早くなるわけです。
仕事が面倒でなくなります。
ストレスが減ります。
早く仕事を終えられます。

その為には、それほど時間をかけずにできるファイリングです。
ファイリングに時間をかけすぎてはいけません。
ファイリング自体が目的ではないのですから。

これにシンプルでわかりやすい分類が加われば
「使い勝手の良い」「美しい」ファイリング完成。

ファイリングで楽しましょ。

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